团队管理 项目进行

在计划进行期间，Project Manager（项目管理员，简称PM）是整个项目的灵魂人物。PM必须主导整个流程，因此如何适当分工和进度如何管理等都是相当重要的，在本节将重点介绍相关注意事项。
3.4.1 项目分工
以一个网页式的应用程序项目而言，大致有以下数种工作分工，并列出该工作的大致内容如下。
l       程序设计
a)    基本程序开发
程序说明文件编写
l       共用组件设计
b)    共用组件规划与开发
c)     组件API文件编写
l       数据库
d)    规划
e)     管理
f)     备份
l       美工设计
g)     版式
h)    版型设计
i)      Logo设计
j)      动画、Flash设计
k)    色彩集选用与配色
l       文件编写
l)      相关合约、计划书编写（见表3-1）
m)  软件使用手册编写
n)    文件版本控制
l       数据输入
o)    初始数据输入
p)    代客数据输入
l       安装、维护、客服
q)    硬件环境架设、软件安装
r)      软件维护、修正、升级
s)     数据备份
t)      客户服务
从以上工作项目可以看出，一个开发团队的组成必须同时具备程序开发能力、美工能力、数据库运用能力、文件编写能力及相关客户服务能力。因此在人员配置上，即以满足以上需求为目标，可在能力许可范围内身兼数职，团队成员人数则依项目大小、成员能力、时间分配而决定，在此有几点须注意：
l       美工需与程序开发同步进行，切不可待程序完成后才进行美工工作，否则会发生无法顺利配合的情况。
l       说明文件或使用手册也需与程序开发同步，切不可待程序完成后才进行文件编写，容易造成文件与程序有较大的误差。
l       不论是大量销售的通用软件，还是专为客户定制的特定软件，售后的客户服务所耗用的时间会远高于开发时间。因此在签订服务合约时，务必精算客户服务成本。
l       而在估算项目成本时，花在参与软件开发的人员工身上的成本通常占据开发成本的绝大部分。另需考虑软件开发延期所造成的多余开销与延期罚款等问题，故团队人事选用与聘任，绝对是项目成功不可缺少的一部分。
3.4.2进度管理
一般在项目进度管理技术上，大多使用以下技术：
l       甘特图（Ganttchart）：通过条状图拟定每一阶段所耗用的时间，可准确估计每一工作阶段工作状况。
l       里程碑（MileStone）：通过每一个里程碑规定，可于该时间检查是否完成该目标。
除了以上工具，也可用软件辅助（如MS Project），但项目进度管理成败的关键，往往不只是事前精心规划或软件的使用，在进行中的密切关注与人事协调也是重点，以下提出几点经验之谈：
l       在一般日历上用彩色笔规划调度，定期更新以保持对每一项目的注意力。
l       预先规划出项目截止和上线日期，并根据项目日程往前推到目前时间，便可较精确地估计出各个Mile Stone的发生时间点。
l       预先规划出每月各项目的会议日期，并提前公告通知，提高项目的执行力。
l       在会议前与会议后皆以电子邮件的方式提出“问题”、“会议结论”、“各部门工作分配”、“下次会议时间”等等。
l       可对“需求单位”、“程序发开者”提出需求质疑与作业流程的问题，提出讨论的问题越多，越能减少在程序编写上劳而无功的可能性。
l       为各个项目准备一本专用的笔记本，可随时记录突然产生的灵感。
l       对上司报告项目进度以“树状”方式往下展开，可以迅速让高层主管知道你的项目进度。
l       对需求单位永远保持关心和服务的态度，尤其是需求单位的负责人。
l       平日多与各单位保持良好的人际关系，在会议上可减少许多不快与争执。
l       平日要随时记录目前的工作状况（用Excel即可），以提供即时的项目进度报告。
重点整理
在项目进度管理技术上，大多使用以下技术：甘特图（Ganttchart）和里程碑（MileStone）。
3.4.3  结案
在项目执行过程中，结案是相当重要的一部分，结案时注意事项如下：
l       在结案之前应根据合约文件中的要求，完成客户端所有软硬件安装配置、教育训练、数据转移、文件交付的工作。
l       结案时若需现场展示系统，事先需准备展示资料，届时展示应以资料为准，以保证成功展示。
l       结案前需将所有文件准备完成，诸如验收文件、交付文件、产品列表等，不要有遗漏。
l       结案时需根据合约文件清点交付品项，并在提交完成后双方互相确认并盖章。
l       客户所提供的个人资料应于结案后清点归还，不可泄漏客户的个人资料。
总地来说，结案前务必准备好所有程序文件，并经过完整测试，切勿有遗漏缺失等状况发生。如发生遗漏、故障等状况，不但影响结案时程，也影响客户信心，不可不慎。
项目管理是一门博大精深的学问，要完善地推动与执行一个项目，不仅需要对技术的充分了解，人事的沟通与协调会是更重要的部分，值得在实际项目中好好钻研，收获必丰。